Годовая премия: как выплатить и учесть в расходах по налогу на прибыль

По итогам года многие работодатели поощряют отличившихся сотрудников премией. Эти выплаты можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если все оформить без ошибок. На что обратить внимание, чтобы не возникло проблем с ФНС, — знают эксперты аудиторско-консалтинговой группы Юникон

Какие премии можно учитывать

Премии и единовременные поощрения работников в денежной и (или) натуральной формах, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами, могут быть включены в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Налоговое законодательство не ограничивает работодателей в праве учитывать выплаченные работникам премии, в том числе годовые.

Как и все остальные расходы, учитываемые для целей налогообложения налогом на прибыль, эти затраты должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом, согласно п. 21 ст. 270 НК РФ, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов). Иными словами, организация должна располагать документами, содержащими подробную информацию, за что и в каком размере выплачивается премия. Причем из этих документов должно однозначно следовать, что поводом для ее выплаты стали результаты труда работника, а не новогодние праздники или хорошее настроение генерального директора.

Финансовые и налоговые органы указывают, что для учета премий в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли необходимы (письма Минфина России от 16.12.2016 № 03-03-06/1/75456, от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42954, от 18.02.2016 № 03-05-01.05.9022, от 16.10.2015 № 03-03-06/59431 и ФНС РФ от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165):

• документы, которые подтверждают, что премии включены в систему оплаты труда в организации, и позволяют однозначно определить причитающуюся к выплате работнику сумму исходя из достигнутых показателей оценки труда;
• документы, которые подтверждают, что работник достиг установленных конкретных показателей оценки труда (например, отработал время, необходимое для получения премии, выполнил установленный план, привлек значительное число покупателей продукции и пр.);
• первичные документы о начислении конкретных сумм выплат в пользу работников (например, приказы) по действующей в организации системе оплаты труда, оформленные в соответствии с законодательством.

Иными словами, налоговые органы должны понимать, за что именно работник получил премию, и ясно видеть связь выплат с результатами его труда (в идеале необходим экономический расчет, из которого будет видна связь премии и достигнутых работником показателей).

Суды также полагают, что любая выплата работнику, названная работодателем премией и выплачиваемая сверх установленного оклада, должна быть непосредственно связана с результатами эффективного труда работника, которые можно определить на дату выплаты премии, причем они должны быть подтверждены оценкой работодателя (в частности, расчетом премий) (постановление АС Московского округа от 22.10.2015 № Ф05-13151/2015, определением ВС РФ от 11.02.2016 № 305-КГ15-19655 оставлено в силе).

Значение имеет и размер выплачиваемой премии. Если речь идет о крупной сумме, налогоплательщики должны быть готовы обосновать ее размеры, чтобы включить в состав расходов, учитываемых для налогообложения налогом на прибыль.

Пример

Налоговым органом был доначислен налог на прибыль в связи с необоснованным завышением расходов на сумму выплаченных должностным лицам премий (постановление АС Сахалинской области от 22.09.2021 по делу № А59-1863/2021; постановление АС Дальневосточного округа от 27.05.2021 № Ф03-1519/22 по делу № А59-1863/2021).

Размер премий колебался от 300 тыс. до 18 млн руб. в год, и налогоплательщик не смог объяснить, почему суммы столь значительны и как это связано с трудовой деятельностью работников, особенно на фоне убыточной деятельности компании в целом.

Нельзя включать в расходы крупные премии работников, если у налогоплательщика нет убедительных данных, что размер премии соответствует их конкретному трудовому вкладу в деятельность организации по извлечению прибыли (определение ВС РФ от 09.11.2020 № 304-ЭС20-17161; постановление АС Московского округа от 19.07.2016 по делу № А40-118598/2015).

Размер премии должен быть соразмерен экономическим результатам деятельности организации и не препятствовать ее дальнейшему развитию. Целью выплаты не должно быть перераспределение денежных средств.

Рекомендации по оформлению

Чтобы учитывать понесенные расходы для целей налогообложения налогом на прибыль, мы рекомендуем при оформлении годовых премий работникам исходить из следующего.

1. Необходимы документы, подтверждающие, что премия выплачивается за труд, то есть предусмотрена трудовым договором, коллективным договором либо отдельным локальным актом, на который есть ссылка в трудовом договоре.

По нашему мнению, при периодической выплате премий имеет смысл разработать отдельный локальный акт, содержащий все особенности материального поощрения работников. С этим документом всех работников обязательно нужно ознакомить под роспись, а в трудовом договоре сделать ссылку, в соответствии с каким документом выплачивается премия.

Мы не рекомендуем подходить к этому вопросу формально. Часто в положении о премировании указываются только общие аспекты (какой процент от оклада может получить работник в качестве премии, ничего не значащие фразы о необходимости эффективной работы и т.п.). Иногда положения о премировании нет вовсе либо в нем ничего не сказано о годовых премиях и все, что может продемонстрировать работодатель, ‒ приказ со списком премированных и суммами, которые руководитель организации определил исходя из каких-то своих соображений. Это создает высокие риски при учете премий работникам для налогообложения налогом на прибыль.

2. Не лишним будет наличие документов, содержащих расчет премии, выплаченной работнику. Например, служебная записка руководителя подразделения на имя руководителя организации, где в цифрах будет показано:

• что именно сделал работник за год (создал, продал и т.п.),
• соотношение этих показателей с системой премирования (например, при увеличении продаж за год на 10% по сравнению с предыдущим периодом менеджеру положена премия в размере 5% от оклада, на 5% - 2,5% от оклада и т.д.).

Как правило, такие расчеты работодатели делают при значительном размере премий.

Так работодатель сможет доказать, что сумма премии экономически обоснована и выплачивается с целью поощрения добросовестного труда. Но в любом случае, по нашему мнению, нужно соблюдать меру и многомиллионные премии, выплачиваемые в убыточной компании, привлекут внимание налоговых органов независимо от наличия экономических обоснований.

3. Следует подготовить и документы о премировании - индивидуальные или коллективные приказы. Можно использовать как их унифицированные формы (Т-11 и Т-11а), так и самостоятельно разработанные, применяемые в организации.

Соблюдение этих правил позволит значительно снизить риски при выплате годовых премий и при необходимости доказать налоговым органам, что выплаты направлены исключительно на поощрение трудовых успехов и стимулирование столь же эффективного труда работников в наступившем году.

Авторы: Мирошина Татьяна, Ситникова Елена

РБК Pro