Планирование отпуска — это искусство
29 июня 2016
Если бы работодатели освоили его, то могли бы предотвратить много конфликтных ситуаций
В июне этого года из гостиницы «Новый Петергоф» в Санкт-Петербурге уволилась сотрудница. Она хотела взять отпуск по семейным обстоятельствам, но не смогла — брать отпуска в пик туристического сезона, в белые ночи, работникам гостиницы запрещают правила, рассказывает гендиректор гостиницы Екатерина Егорова. Она говорит, что еще на этапе трудоустройства предупреждает кандидатов, что ходить в отпуск в июне они не смогут. Кто не согласен, либо сразу не устраивается на работу, либо вынужден увольняться потом.
Подобные истории рассказывают многие опрошенные «Ведомостями» работодатели: одни не отпускают сотрудников в пик продаж, другие отказывают им в отпусках, если появился срочный проект, или вызывают их из отпуска, если нужно оперативно провести переговоры с выгодным клиентом. Сотрудники, как правило, молчаливо соглашаются, потому что в нынешней экономической ситуации держатся за работу, говорит HR-директор коммуникационного агентства Comunica Татьяна Белоусова. Более того, планируя отдых, многие боятся заранее оплачивать путевки и билеты и ждут официального разрешения начальства на отпуск, замечает директор по связям с общественностью сервиса по поиску билетов Aviasales.ru Янис Дзенис. «Люди не уверены, что смогут уехать», — объясняет он.
Трудно планировать
Июньский опрос 5000 пользователей Aviasales.ru показал: еще в начале года отпуск спланировали 33% россиян, а 37% подали заявления только за месяц до предполагаемой поездки. В 32% случаев люди столкнулись с отказом начальства предоставить им отпуск.
Пользователи сайта Onetwotrip.ru бронируют билеты на перелеты по России в среднем менее чем за 100 дней до вылета, а варианты проживания ищут обычно за 45 дней до поездки, свидетельствует его статистика. Отели же большинство бронирует всего за 30 дней до предполагаемого вылета.
Поведение россиян отличается от поведения жителей Западной Европы, говорит представитель Onetwotrip.ru Артур Большаков. Европейцы, по его наблюдениям, обычно бронируют весь тур целиком за два-три месяца до вылета — это связано с более стабильным экономическим положением в европейских странах. В России же ситуация примерно такая, как в других странах БРИКС, считает Дзенис: экономика нестабильна, люди не уверены в завтрашнем дне и в своем положении на работе, поэтому не составляют долгосрочных планов и не знают точно, когда и как смогут уйти в отпуск.
Работодатели ждут от сотрудников полной отдачи и выставляют им жесткие условия, в том числе и в отношении отпусков, добавляет партнер профессионального сообщества «HR-эксперты» Виктория Пятница. Как работодатель она оправдывает такое поведение: «Я недавно разговаривала с менеджером по продажам, который не выполнил план продаж и решил уйти в отпуск. Руководство возмутилось и не отпустило его. Я как собственник тоже сказала бы ему: «Иди дальше работай».
Незаменимых много не бывает
Вовсе не пустить работника в отпуск невозможно, это противоречит законодательству, напоминает руководитель отдела кадровых услуг BDO Outsourcing Зульфия Юпашевская. А вернуть его из отпуска можно только в случае крайней производственной необходимости, причем компания обязана компенсировать сотруднику стоимость неиспользованной путевки, авиабилетов и другие затраты и вдобавок предоставить неотгулянные дни отпуска в то время, которое выберет сам сотрудник. Все это работодателю крайне невыгодно, говорит Юпашевская.
Наиболее четкие графики отпусков в России составляют крупные международные компании, утверждает Пятница. Например, сотрудники Oracle обычно ходят в отпуска в тот период, когда в их бизнес-подразделении спадает активность, рассказывает директор по персоналу российского офиса Ольга Кныш. Финансовый год у Oracle заканчивается 31 мая, поэтому май, а также любой последний месяц квартала для сотрудников отделов продаж — самая жаркая пора: в это время менеджер ни за что не отпустит продавца в отпуск, да тот и сам не попросится, так как чем больше он продаст, тем больше заработают и он, и компания, приводит она пример. Зато когда план продаж выполнен, можно отдыхать.
Экономия на отдыхе
По данным компании GfK, в 2015 г. американцы не использовали 658 млн отпускных дней и тем самым воспрепятствовали созданию 1,6 млн новых рабочих мест в секторе, который мог бы обслуживать их во время отпуска.
«Панавто» (официальный дилер Mercedes-Benz) специально обучает сотрудников, с тем чтобы они могли частично дублировать функции друг друга: так, специалист по кадровому делопроизводству может выполнять работу менеджера по компенсациям и льготам, когда тот в отпуске, рассказывает директор по персоналу компании Алексей Кирсенко. Перед уходом в отпуск, добавляет он, все сотрудники, включая гендиректора и руководителей департаментов, сообщают коллегам и клиентам, кто будет выполнять их обязанности, пока они отсутствуют.
Но и российские компании мало-помалу осваивают премудрость правильного планирования отпусков. Например, продавец велосипедов «Велосайт» еще в 2013 г. ввел систему работы, позволяющую зимой, во время спада продаж, обходиться вдвое меньшим количеством сотрудников, чем летом, отмечает гендиректор компании Евгений Шевелев. Сокращенная команда продолжает работать так же, как и большой коллектив, объясняет он, просто каждый сотрудник исполняет сразу много функций, становится универсальным: скажем, любой продавец может самостоятельно собрать и настроить велосипед. Незаменимых людей в команде почти нет и отпуска планировать стало легче, говорит Шевелев.
И все-таки летом, в высокий сезон, работники «Велосайта» уходят в отпуск не более чем на два-три рабочих дня и должны быть доступны по телефону. «А в зимнее время мы, наоборот, советуем сотрудникам в отпуске полностью отключаться от дел и забот, не проверять почту и выключать телефон», — добавляет Шевелев.
Форс-мажор
Но даже четкое планирование и перераспределение обязанностей не помогают в форс-мажорных обстоятельствах. «У нас была ситуация: сотрудник купил билеты, и вдруг выяснилось, что он обязательно должен участвовать в проекте», — вспоминает Белоусова из Comunica. Поначалу он расстроился, но потом согласился сдать билеты, тем более что компания компенсировала ему потери и перенесла отпуск на другое время. Однако Белоусова знает и другие случаи, когда подобные ситуации не заканчивались миром, особенно в сфере недвижимости. Людей не пускали в отпуска и заставляли сдавать билеты без компенсаций потерь или вызывали в срочном порядке из отпуска, опять же ничего не возмещая. «Рынок недвижимости сейчас очень нестабилен, многие компании сокращают персонал и поэтому постоянно корректируют отпускные планы сотрудников», — свидетельствует она.
Форс-мажорная ситуация может возникнуть и тогда, когда план отпусков был составлен недостаточно грамотно и многие сотрудники отдела разом подали заявления на одни и те же дни, продолжает Белоусова. В этом случае, советует она, HR-директор должен поговорить с руководством и с сотрудниками и установить очередность отпусков. Обычно договориться удается — все понимают, что работа отдела не должна прекращаться.
Бывает и так, что люди сами не хотят брать отпуска и копят неотгулянные дни в надежде получить потом от компании денежную компенсацию, рассказываетЮпашевская. В результате количество неиспользованных дней растет как снежный ком и это может влиять на бизнес-показатели компании, говорит Кныш. Кроме того, у человека неизбежно накапливается усталость, его эффективность снижается, так что приходится уговаривать некоторых сотрудников взять отпуск, а в иных случаях отправлять в отпуск принудительно.