Только без аутсорса

Есть ситуации, когда услуги поставщика не помогут компании или даже навредят ей. Директор по стратегическому развитию BDO Unicon Outsourcing Людмила Шустерова — о том, в каких случаях лучше не обращаться к подрядчикам.

Вы хотите сократить траты на непрофильные функции в два-три раза

Если поставщик обещает сократить ваши издержки в несколько раз, стоит насторожиться. Аутсорс снижает затраты, но цена услуг провайдера не будет в три раза ниже, чем расходы на штатного сотрудника, ведь подрядчики платят налоги, арендуют офисы и тратятся на социальный пакет и обучение персонала. Тем более не стоит рассчитывать, что компании удастся значительно сэкономить, если ей нужна именно экспертиза, а не просто рабочие руки.

Вы не готовы меняться

Аутсорс чаще всего оптимизирует текущие процессы и автоматизирует часть операций. Если же вы хотите просто заменить десять своих бухгалтеров или программистов на подрядчиков, это не будет эффективным решением.

Воспользоваться частью преимуществ сотрудничества с аутсорсинговой компанией, например системой контроля качества, можно только в том случае, когда вы работаете с ней по определенному регламенту. Если же вам нужно индивидуальное решение, использовать стандартные процессы контроля качества или не получится, или обойдется вам очень дорого.

Вам не подходят регламентированные процессы

Поставщик обязательно регламентирует все процессы, их сроки и результаты и будет строго соблюдать договоренности. Например, он потребует четко определить круг сотрудников, которые имеют доступ к конфиденциальной информации.

Поэтому, если процессы в вашей компании не регламентированы, у сотрудников нет четко описанных должностных обязанностей и полномочий, а доступ к зарплатным данным сотрудников может получить любой желающий, аутсорс вам не подойдет.

Вы не против серых схем в бизнесе

Многие российские компании уклоняются от налогов, платят сотрудникам в конвертах и не оформляют их в штат. Крупные поставщики услуг дорожат своей репутацией и не могут поддерживать серые схемы. Если вы не готовы соблюдать законодательство, то не стоит обращаться к подрядчикам: риск, что закрытая информация станет открытой, возрастает в несколько раз.

Вы привыкли к спонтанности

Провайдеры понимают, что форс-мажоры случаются. Но если в вашей компании такие ситуации — это скорее правила, чем исключения, аутсорс вам вряд ли поможет. Если вы присылаете документы для налоговой отчетности за день до ее сдачи, а финансовый анализ нужен вам внезапно и прямо сейчас, услуги выйдут дороже, чем вы ожидали.

Причина не только в том, что один сотрудник провайдера может обслуживать несколько компаний. В спешке больше шансов совершить ошибку, а неточности в отчетностях или расчете заработной платы чреваты штрафами от налоговой.

Вы не готовы допускать другую организацию к своим данным

На первых этапах сотрудничества некоторые компании опасаются утечки конфиденциальной информации и персональных данных сотрудников. Крупные провайдеры дорожат своей репутацией. Чтобы обезопасить заказчиков, аутсорсинговая компания обычно подписывает NDA — документ, который регламентирует открытость информации по проекту.

Многие крупные компании работают в соответствии с требованиями международных стандартов информационной безопасности ISO 27001. Доступ к финансовым и кадровым данным клиентов имеют только команды, которые их обслуживают. Специалисты, работающие с персональными данными, пользуются виртуальными машинами, на которые нельзя занести компьютерный вирус и откуда не получится скопировать рабочую информацию. Использование копировальных устройств контролирует ИT-отдел, и это далеко не все меры безопасности.

Поэтому вместо того, чтобы перестраховываться, следует трезво оценить риски и способы справиться с ними. Если вы не готовы это сделать, не стоит обращаться к поставщикам.

СМИ - РБК