Компенсация расходов на проезд при разъездном характере работы

Сотрудникам с разъездным характером работы (например, курьерам, наладчикам, работникам связи и городского хозяйства) работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками — в частности, расходы на проезд (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). Трудовой кодекс относит такие выплаты к компенсациям, т.е. указывает, что они установлены для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень соответствующих работ, профессий и должностей устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Но как учесть такую компенсацию для целей налогообложения? Должен ли её размер обязательно зависеть от размера расходов, понесённых работником, или это может быть просто выплата определённой суммы (например, исходя из среднемесячных затрат на проезд, из указанной в открытых источниках стоимости проездного билета и т.п.)?

Налог на прибыль

Налоговое законодательство позволяет учитывать для целей налогообложения любые расходы, которые экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как указывал Президиум ВАС РФ, гл. 25 НК РФ не содержит закрытого перечня конкретных затрат налогоплательщика, которые он может учесть при определении налоговой базы[1].

Не содержит глава 25 НК РФ и специальной нормы по учёту в целях налогообложения прибыли затрат, связанных с возмещением сотруднику расходов на дорогу при работе разъездного характера. Они могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Подтверждение этому можно найти в разъяснениях Минфина России и ФНС России[2].

В Минфине России отмечают, что работодатели не ограничены в размерах признания таких затрат, если они экономически обоснованы и документально подтверждены (последнее отдельно подчёркивается[3]). Сумма компенсации должна быть указана в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или соглашении.  

Для подтверждения, в том числе и косвенного, могут использоваться любые документы, из которых будет видно, что работник понёс расходы на проезд в связи с исполнением трудовых обязанностей, т.е. в интересах работодателя. Факт служебной поездки и её продолжительность могут быть подтверждены приказом, поручением, служебной запиской, путевым или маршрутным листами, разъездной ведомостью, журналом учёта поездок, билетами и пр. Работник должен представить документы, подтверждающие оплату расходов (кассовые или терминальные чеки, квитанции и др.).

Иными словами, просто указать в трудовом договоре, что в связи с разъездным характером работы сотруднику компенсируются расходы на проезд в сумме 3 тыс. рублей в месяц, недостаточно. Нужно получить от работника подтверждение того, что за месяц им была потрачена на проезд именно эта сумма. В ином случае придётся переквалифицировать выплату из компенсационной в надбавку к зарплате. Для целей налогообложения налогом на прибыль это может оказаться не критично, ведь перечень расходов на оплату труда в ст. 255 НК РФ открыт. Поэтому, если выплата установлена в трудовом договоре и выплачивается работнику за труд, она может быть учтена как расходы на оплату труда.

Страховые взносы и НДФЛ

Сложнее обстоит дело со страховыми взносами и НДФЛ. По общему правилу, такие компенсации могут не облагаться НДФЛ и страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422, п. 1 ст. 217 НК РФ). Однако Минфин России неоднократно указывал, что для этого расходы следует подтвердить документами. Если же таких документов у работодателя нет, выплаты не могут быть признаны компенсационными — следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке[4].

При этом компенсация может быть установлена в фиксированной сумме (например, в размере стоимости месячного проездного билета, стоимости аренды электровелосипеда и т.п.). Но это не освобождает от сбора документов, подтверждающих расходы (чека на покупку проездного, счёта на оплату аренды и пр.). Если же просто указать фиксированную сумму, ориентируясь, например, на среднемесячный размер транспортных расходов за прошлые годы, возникнут риски доначисления страховых взносов и НДФЛ. Известен прецедент, когда суд заключил, что фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату, поскольку сотруднику возмещаются не фактически понесённые им расходы, от которых размер выплат вообще не зависит[5]. Понятие же «компенсация», по мнению суда, подразумевает именно возмещение в равноценном эквиваленте фактически понесенных затрат[6].

В другом случае суд пришёл к выводу, что расходы, понесённые страхователем при выплате работникам компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях, документально не подтверждены, т.к. отсутствуют доказательства использования автомобилей (маршруты, километраж и пр.). Компенсация же амортизации каждому работнику была установлена в фиксированной сумме, независимо от стоимости автомобиля и года его выпуска. Без документального подтверждения расчёта спорных денежных сумм эти выплаты не были признаны установленными трудовым законодательством компенсациями[7].

Таким образом, компенсация, не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами, обязательно должна подтверждаться соответствующими документами (в зависимости от того, о каких расходах идёт речь). Это могут быть кассовые чеки, расчёты амортизации стоимости (применительно к автомобилю, который сотрудник использует для рабочих поездок) и пр.

Узнайте больше о наших услугах налогового консультирования

[1] Постановление Президиума ВАС РФ от 09.06.2009 № 2115/09 по делу № А05-1451/2008

[2] Письмо ФНС РФ от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488, письмо Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87

[3] Письма Минфина России от 03.06.2024 № 03-03-06/1/50926, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439

[4] Письма Минфина России от 30.12.2022 № 03-04-06/129887, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439 и др.

[5] Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 по делу № А45-29823/2012

[6] Постановление АС Центрального округа от 17.04.2025 № А62-6548/2023

[7] Постановление АС Волго-Вятского округа от 22.08.2025 № А82-13492/2024