Оплата проезда к месту работы и обратно: учёт для налога на прибыль

По общему правилу, проезд к месту работы и обратно работники оплачивают сами (напрямую такая обязанность трудовым законодательством РФ не предусмотрена). Из этого правила есть ряд исключений (доставка к месту работы вахтовиков, оплата проезда лицам с разъездным характером работы и др.).

Но как быть, если место работы (склад, цех и т.п.) расположены вне доступности общественного транспорта? А если в связи с производственной необходимостью сотрудники задержались на работе допоздна, и общественный транспорт уже не ходит?

Ответы можно найти, например, в письмах Минфина России (от 09.12.2024 № 03-03-06/1/123852 и от 20.11.2024 № 03-03-06/1/116860).

Первое, о чём напоминает Минфин — открытый перечень расходов, которые подлежат учёту для целей налогообложения налогом на прибыль. Здесь важно соблюдать требования статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности, документальной подтверждённости и направленности таких расходов на получение дохода. При этом статья 270 НК РФ содержит перечень затрат, не учитываемых для целей налогообложения налогом на прибыль, среди которых — расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом. То есть по общему правилу подобные расходы учитывать для целей налогообложения налогом на прибыль нельзя. Однако из правила есть исключения (п. 26 ст. 270 НК РФ). К ним относятся случаи, когда расходы:

• понесены в силу технологических особенностей производства;
• предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

При этом, по нашему мнению, НК РФ считает достаточным соблюдение одного из двух условий.

К сожалению, однозначного аналогичного вывода нельзя сделать из формулировок Минфина России (письма от 09.12.2024 № 03-03-06/1/123852, от 20.11.2024 № 03-03-06/1/116860, от 17.01.2023 № 03-03-06/1/2763, от 03.11.2021 № 03-01-10/89249, от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239 и др.).

Например, в письме Минфина России от 09.12.2024 № 03-03-06/1/123852 требования сформулированы следующим образом: «если расходы налогоплательщика на оплату проезда к месту работы и обратно произведены в силу технологических особенностей производства, а также если такие расходы являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика, осуществлены на основании трудового договора и (или) коллективного договора».

Предполагаем, что, по мнению Минфина, учесть подобные расходы для целей налогообложения налогом на прибыль можно, только если соблюдаются оба условия одновременно.

Кроме того, Минфин России предлагает считать такие расходы формой оплаты труда, т.е. заработной платой (в НК РФ об этом не упоминается). Для работодателя это будет означать необходимость вести их персонифицированный учёт, а затем начислять на них НДФЛ и страховые взносы.

Мы полагаем, что точка зрения Минфина России небезусловна. Например, завод может быть расположен в труднодоступном месте, куда не ходит общественный транспорт (или ходит, но редко и не в те часы, когда начинаются/заканчиваются рабочие смены). В такой ситуации лицом, заинтересованным в том, чтобы работники своевременно попадали на работу, выглядит скорее работодатель, и их проезд на корпоративном транспорте сложно квалифицировать как часть оплаты труда.

Подтверждение этой позиции можно найти в судебной практике: так, недавно суд посчитал, что если доставка работников обусловлена технологическими особенностями производства, расходы на их перевозку можно учесть по налогу на прибыль (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.10.2023 № Ф04-5268/2023 по делу № А45-22077/2022).

Ранее (письмо от 09.03.2023 № 03-04-05/19536) и сам Минфин России указывал, что в случае, когда оплата организацией проезда работников до места работы и обратно обусловлена производственной необходимостью, т.к. у них нет возможности воспользоваться общественным транспортом, указанная оплата не приводит к возникновению у работников дохода, подлежащего обложению НДФЛ.

Аналогично, в другом письме (от 22.12.2022 № 03-04-07/125960) Минфин России сообщал, что в случаях, когда производственной необходимостью обусловлена оплата организацией проезда работников до места работы и обратно в ночное время, когда общественный транспорт не ходит, и учитывая, что оплата производится в пользу не работника, а транспортной организации, осуществляющей перевозки, указанная оплата также не приводит к возникновению у работников дохода, подлежащего обложению НДФЛ.

На наш взгляд, хотя из положений НК РФ напрямую не следует, что оплату проезда работников к месту работы, обусловленную технологическими особенностями производства, следует рассматривать как часть заработной платы, риск возникновения споров с налоговыми органами нужно иметь в виду.

Если желания спорить нет, лучше соблюдать все требования Минфина — т.е. включать условие о проезде к месту работы в трудовой и/или коллективный договоры, оговаривая, что это является формой оплаты труда.

Узнайте больше о наших услугах налогового и правового консультирования