Практические вопросы применения ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Начиная с 1 января 2022 года всеми компаниями должен применяться[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н (далее – Стандарт). Данным Стандартом определены требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете (п. 1 ФСБУ 27/2021). 

У наших клиентов часто возникают вопросы технического характера, которые мы предлагаем здесь рассмотреть.

Как отмечено в Информационном сообщении Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33, одной из новаций Стандарта является определение термина «дата составления первичного учетного документа».

Ситуация 1. Одним из случаев, часто возникающих на практике, может явиться ситуация, когда дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом. Данные ситуации характерны при заключении договоров с длительным периодом приема выполненных работ/оказанных услуг (например, при проведении экспертизы заказчиком). Ошибки в бухгалтерском учете могут возникать в связи с тем, что факт хозяйственной жизни может отражаться в бухгалтерском учете не тогда, когда работы или услуги фактически выполнены, а когда подписан акт приема-передачи.

Как указано в статье 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ[2], факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств[3].

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом[4].

Согласно пункту 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Учитывая терминологию, установленную действующими нормативно-правовыми актами по бухгалтерскому учету, мы должны рассматривать определение факта хозяйственной жизни не с точки зрения первичных документов, а с точки зрения сделок, событий, хозяйственных операций.

Таким образом, фактом хозяйственной жизни является момент его совершения, а не момент подписания первичного документа.

В соответствии с абзацем 2 пункта 8 ФСБУ 27/2021 при указании реквизитов, предусмотренных частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в первичном учетном документе в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.

Учитывая это, при различии дат составления первичного учетного документа и совершения факта хозяйственной жизни в первичном учетном документе указываются обе даты.

Ситуация 2. При оформлении электронных документов часто возникают вопросы, связанные с допустимыми видами электронной подписи, а также с внесением исправлений в такие документы и их хранением в целях бухгалтерского учета.

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа установлены в пункте 2 данной статьи Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ[5].

Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа является подпись лица, совершившего сделку и ответственного за ее оформление. При этом допустимые виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, представлены ниже.

Следует отметить, что на основании пункта 20 ФСБУ 27/2021 в электронные документы допускается внесение исправлений путем составления нового (исправленного) электронного документа.

При этом новый (исправленный) документ должен содержать:

1. Указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа.
2. Дату исправления.
3. Электронные подписи лиц с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Что касается хранения электронных документов, то в соответствии с пунктом 23 ФСБУ 27/2021 экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленные на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

При этом документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены (п. 24 ФСБУ 27/2021).

Важно учитывать, что перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается[9].

Ниже представлена подборка актуальных писем Минфина России по вопросам, связанным с оформлением электронных документов.

Узнайте больше о наших услугах бухгалтерского консалтинга

[1] За исключением первого абзаца пункта 25 Стандарта, см. Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33 «Новая редакция правил о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

[2] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[3] Письмо Минфина России от 18.05.2018 № 02-07-05/33672 «Об оформлении в бухучете фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами».

[4] Письмо Минфина России от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57560 «О требованиях к подтверждающим расходы первичным учетным документам в электронном виде в целях налога на прибыль».

[5] Письма Минфина России от 07.12.2022 № 03-03-06/3/119813 и от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388 «О требованиях к первичным учетным документам в электронном виде в целях налога на прибыль и использовании скан-образов первичных документов при регистрации в учете факта хозяйственной деятельности».

[6] Письмо Минфина России от 12.05.2022 № 03-02-07/43502 «О подписании первичных учетных документов, оформленных в электронном виде, с использованием простой электронной подписи».

[7] Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

[8] Письмо Минфина России от 14.09.2021 № 03-02-11/74628 «Об определении вида электронной подписи при оформлении первичных учетных документов в электронном виде».

[9] Письмо Минфина России от 28.12.2022 № 07-01-10/128798 «О переводе документов бухучета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения».