Проект ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Минфином РФ разработан проект федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — проект ФСБУ, новый стандарт), который планируется ввести в действие с 2020 года в соответствии с Программой разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на период 2018–2020 годов, утвержденной приказом Минфина России от 18.04.2018 № 83н.

Проект ФСБУ устанавливает требования к документам бухгалтерского учета, порядок их подписания, исправления и хранения, а также определяет общие положения по организации документооборота в бухгалтерском учете.

Требования к документам бухгалтерского учета

В настоящее время требования к документам бухгалтерского учета главным образом устанавливаются статьями 9 и 10 Закона «О бухгалтерском учете».

Наряду с требованиями Закона № 402-ФЗ проект нового стандарта устанавливает дополнительные требования, предъявляемые к документам бухгалтерского учета.

1. В частности, проект ФСБУ регламентирует язык, на котором составляются документы бухгалтерского учета. В общем случае данные документы должны составляться на русском языке, а в случае составления на иностранном языке они должны иметь построчный перевод.

Однако существует исключение, согласно которому если законодательство или правила страны − места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. При этом построчный перевод должен содержать лишь регистр бухгалтерского учета.

2. Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ, одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа является дата составления документа.

Проектом ФСБУ конкретизировано, что датой составления считается дата подписания первичного учетного документа лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события.

Данное положение позволяет избежать споров о том, на какую дату необходимо отражать операции по первичному учетному документу в бухгалтерском учете: на дату составления такого документа или на дату его подписания.

3. Проектом ФСБУ устанавливается дополнительная информация, которая должна приводиться в первичном учетном документе. Так, первичный учетный документ должен содержать:

• указание на оправдательный документ, на основании которого был составлен первичный документ;
• дату совершения факта хозяйственной жизни, если она отличается от даты составления первичного учетного документа.

4. Новый стандарт наряду с обязательными реквизитами, перечисленными в Законе № 402-ФЗ, допускает включение в документ бухгалтерского учета дополнительных реквизитов.

5. Проект ФСБУ предоставляет организациям ряд прав, позволяющих упростить процесс создания первичных учетных документов и существенно сократить объем составляемых документов.

Так, организациям позволено оформлять одним первичным документом несколько связанных фактов хозяйственной жизни.

Допускается периодическое (сутки, неделя, месяц, квартал и др.) составление первичных учетных документов в отношении длящихся (амортизация, начисление процентов и т. д.) и повторяющихся (поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.) фактов хозяйственной жизни.

В качестве первичных учетных документов могут использоваться документы, составленные в процессе деятельности организации для оформления гражданско-правовых отношений с различными субъектами, например: договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет. Однако использование таких документов возможно только тогда, когда они содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа.

6. К регистрам бухгалтерского учета предъявляются следующие требования:

• записи в регистрах должны производиться как в рублях, так и в валюте (если стоимость объекта бухгалтерского учета выражена в иностранной валюте);
• объекты бухгалтерского учета должны регистрироваться посредством хронологической и систематической записи.

При этом система регистров бухгалтерского учета организации должна обеспечивать:

а) полноту информации;

б) системность информации (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);

в) обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных учетных документов);

г) достоверность информации (безошибочность получения информации в соответствии с методологией учета и отчетности);

д) своевременность информации;

е) юридическую значимость учетных записей.

8. В соответствии с проектом ФСБУ документы бухгалтерского учета могут составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде, что соответствует положениям пункта 5 статьи 9 и пункта 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ.

Подписание и исправление документов бухгалтерского учета

1. В настоящее время ни Закон № 402-ФЗ, ни иные нормативные акты по бухгалтерскому учету не регламентируют, какой вид электронной подписи должен использоваться для подписания электронных документов бухгалтерского учета.

Проект ФСБУ решает данную проблему посредством закрепления нормы, согласно которой электронные документы должны подписываться теми видами электронной подписи, которые установлены в организации.

В то же время проектом стандарта вводится исключение, при котором вид электронной подписи электронных первичных учетных документов может определяться соглашением организации с другими участниками электронного взаимодействия.

2. Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем организации.

Исключение составляют документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Такие документы может подписывать только руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченные на то лица.

3. Способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются организацией с учетом законодательства РФ.

В отношении электронных документов проект ФСБУ устанавливает два способа их исправления.

Так, первый способ предполагает исправление электронных документов бухгалтерского учета таким образом, чтобы были ясны правильные и неправильные данные.

Второй способ заключается в том, чтобы составить новый (исправленный) электронный документ, который должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа.

Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания неправильного текста или суммы и указания правильного текста или суммы над зачеркнутым.

Вне зависимости от того, на каком носителе составлен документ бухгалтерского учета (бумажный, электронный), какой способ исправления электронного документа используется, исправление должно содержать: дату исправления, подписи лиц (в том числе электронные), составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, с указанием их должности, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Данное положение является прямым требованием Закона «О бухгалтерском учете» (п. 7 ст. 9, п. 8 ст. 10).

Кроме того, регистр бухгалтерского учета может быть исправлен посредством сторнировочных и дополнительных записей по счетам бухгалтерского учета, что не влечет за собой вышеописанного порядка исправления.

Хранение документов бухгалтерского учета

Порядок хранения документов бухгалтерского учета урегулирован статьей 29 Закона № 402-ФЗ. Проект ФСБУ уточняет отдельные моменты, связанные с хранением документов.

Так, согласно проекту ФСБУ, подлинники документов бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они составлены (на бумажном носителе, в электронном виде); не допускается перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид.

Проектом ФСБУ вводится обязанность по размещению баз данных, в которых осуществляется сбор, запись, накопление, хранение и т. д., на территории Российской Федерации.

В случае утраты или порчи документов бухгалтерского учета организация должна принять меры по их восстановлению.

Документооборот в бухгалтерском учете

Проект ФСБУ четко не регламентирует порядок документооборота в бухгалтерском учете, адресуя данный вопрос организациям.

Однако отдельные принципы проект стандарта устанавливает. В частности, обязанность по организации документооборота возлагается на руководителя экономического субъекта.

Осуществляемый документооборот должен обеспечить своевременное отражение фактов хозяйственной жизни.

Обязанность по обеспечению своевременного и качественного оформления первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, составивших и подписавших эти документы.

Выводы по проекту ФСБУ

Введение проекта федерального стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» позволит решить такие спорные вопросы, как, например, вопрос, на какую дату необходимо отражать хозяйственные операции, если дата составления первичного учетного документа не совпадает с датой ее подписания; какой вид электронной подписи должен использоваться при подписании документов бухгалтерского учета и т. д.

Новый стандарт позволит организациям сократить объем составляемых первичных учетных документов и оптимизировать документооборот.

Кроме того, проект ФСБУ регулирует вопросы в части документов бухгалтерского учета, составленных в электронном виде, что является значительным дополнением к существующим нормам Закона «О бухгалтерском учете» в отношении составления документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в электронной форме.